PLANIFICATION ET AGENCEMENT MODERNES DE BUREAUX

Celui qui réfléchit dès le départ à la planification des espaces de bureaux augmente non seulement l'efficacité de ses employés, mais améliore également la visibilité de son entreprise. Aujourd'hui, le bureau est le pivot de la vie professionnelle moderne. Il est donc important que les gens s’y sentent à l'aise. Les points suivants doivent être ainsi pris en compte à l'avance pour prévenir des risques professionnels et de la pénibilité au travail.

L'Institut national de recherche et de sécurité (INRS) pour la prévention des maladies professionnelles et des accidents du travail ou encore la direction de l’information légale et administrative (DILA) vous propose de lire et de mettre en pratique des directives techniques et des outils méthodologiques et pratiques au sein des entreprises. Ces dernières devraient appliquer certaines normes pour garantir certaines conditions du travail et cela passe par une conception réfléchie de l’espace de travail. Effectivement, les entreprises doivent notamment assurer un espace de travail confortable, adapté à l’activité, que ce soit un bureau, un atelier ou un espace de vente ouvert au public par exemple.

Le code du travail n'impose aucune obligation en matière de surface minimale, même s'il fixe des exigences de sécurité et d'hygiène, qui reviennent à réserver un espace minimum (en hauteur et en surface) permettant au salarié de disposer d'une liberté de mouvement suffisante. La norme NF X 35-102 recommande de façon précise les dimensions des espaces de travail en bureau soit un espace minimum de 10 m² pour 1 personne seule ; 11 m² par personne dans un bureau collectif (soit 22 m² pour 2 personnes ou 33 m² pour 3, etc.) ; 15 m² par personne dans un espace collectif bruyant (si les tâches nécessitent des communications téléphoniques par exemple). S'il s'agit d'un bureau collectif dit aussi open space ou bureau paysager, il est recommandé de ne pas dépasser 5 personnes correspondant à un groupe de travail homogène (objectifs et commandements communs, types de tâches proches, stabilité du groupe par exemple) et ne doit pas contenir plus de 10 personnes. De même, la configuration des espaces est importante. Ainsi, évitez ainsi les bureaux en longueur : un bureau d'une superficie ≤ à 25 m² doit avoir une longueur inférieure à 2 fois sa largeur ; un d'une superficie > à 25 m² doit avoir une longueur inférieure à 3 fois sa largeur.

Dans un bureau, placez les appareils telles que les serveurs, photocopieurs ou archives dans des pièces sans fenêtres. Aucun employé n’y travaille à long terme et la nuisance sonore est ainsi minimisée.

Afin d'optimiser la planification des surfaces de bureaux, vous devez d'abord analyser vos structures internes et parler avec vos collaborateurs et employés. Une analyse des tâches de travail et de leur importance pour les objectifs de votre entreprise doit également être prise en compte dans l'aménagement du bureau.

Les locaux avec des bureaux informatiques sont soumis à de nouvelles exigences. Ces nouveaux modèles d’organisation du travail favorise la responsabilité et la conscience d’entreprise des employés. La coopération et la communication doivent être davantage encouragées par la structure spatiale. L'échange de connaissances spécifiques est devenu de plus en plus important et de nouvelles équipes de projet sont constamment mises en place pour assurer une structure d'entreprise évolutive ayant également un impact sur notre façon de travailler. Des formes de bureaux alternatives et un nouveau design de bureau remplacent les anciens et répondent aux exigences croissantes du travail de groupe et de projet dans un espace précis. Par exemple, les postes de travail ne sont plus nécessairement nominatifs, et ainsi le nomadisme des salariés d’un poste de travail à l’autre est encouragé. Effectivement, le changement de poste de travail rompt avec la monotonie au travail. La technicisation est à l'origine de cette tendance puisque toutes personnes à accès aux outils de travail. De fait, de plus en plus de gens travaillent à domicile pour concilier famille et travail ou sont plus souvent en déplacement. Les concepts de bureaux partagés et non-nominatifs sont des approches modernes pour répondre aux nouvelles méthodes de travail et renforcer la cohésion de groupe. Voici un aperçu des différents modèles :

Le bureau cellule est probablement la forme de bureau « moderne » la plus classique. Habituellement conçu pour une ou deux personnes, il est encore largement présent en Europe. Les zones sont souvent divisées de telle sorte que les cellules soient situées en bordure et qu'un couloir étroit se trouve au milieu. Pour éviter de gaspiller des mètres carrés, les dimensions minimales légales sont souvent utilisées ici.

En règle générale, le bureau cloisonné peut être utilisé comme bureau pour une ou deux personnes. En tant que bureau unique, il a le grand avantage de pouvoir travailler sans perturbations environnantes. L'atmosphère de travail peut être conçue selon les souhaits individuels et favorise ainsi le bien-être. Température et aération sont également réglables individuellement. Le poste de travail cellule offre la tranquillité d'esprit pour un travail concentré et continuera à bien s’adapter à l’évolution des structures de travail.

Les bureaux individuels sont très encombrants et donc plus chers, c'est pourquoi des bureaux pour deux personnes sont souvent prévus, mais ils sont beaucoup moins populaires. La communication directe avec le reste des employés n'a lieu et devient plus complexe. Le travail en équipe croisée ou le travail de projet est presque impossible, car la communication est strictement séparée. Les canaux de communication écrits et les réunions seront alors utilisés à cette fin. Aussi, un sentiment de hiérarchie à plusieurs étages se dégage de ce type de conception.

Un autre problème est la taille de la plupart des bureaux cellulaires. Construits avant l’essor des nouvelles technologies, ils n'offrent souvent pas assez d'espace pour les technologies de l'information et de la communication nécessaires aujourd'hui. Il en résulte des bureaux trop petits avec peu de marge de manœuvre et de déplacement.

Enfin, il n'est pas possible de réagir rapidement aux changements de structure des entreprises. Les murs fixes des pièces offrent peu de flexibilité pour changer la configuration des postes de travail. Les longs couloirs sombres sont une autre conséquence des bureaux individuels. Dans la plupart des cas, ils sont alors équipés de toutes sortes d'équipements qui, dans le pire des cas, bloquent les voies d'évacuation nécessaires en cas d’incendie par exemple. À l'heure où les salariés réclament la codétermination et la transparence, le design d'intérieur doit également être à la hauteur de cette exigence, sans nuire à la concentration du travail individuel. Les formes nouvelles ou combinées de travail doivent redéfinir la configuration de l’espace et donc des postes de travail.

si vos locaux ont des bureaux cellulaires, utilisez-les pour un travail individuel concentré et ne les attribuez pas à une personne spécifique. Préférez fusionner plusieurs bureaux individuels en un seul plus grand bureau de groupe. Dans ce cas, un travail de groupe ou de projet serait également possible si nécessaire.

Le bureau paysager fut pensé en réaction aux désagréments des bureaux cellulaires et démocratise la communication ainsi que les processus de travail. Il favorise l’ambiance globale avec ses structures et offre une hiérarchie plus plane, ouverte et transparente. Il n'existe pas de définition universelle des bureaux ouverts, mais on entend généralement par là une pièce dans laquelle au moins 10 personnes travaillent sans être séparées par des murs fixes. Outre les postes de travail, l'aménagement de ces bureaux comprend souvent, des espaces de meeting ou l’on travaille assis comme debout, des salles de conférences, des salons ou espaces de détente, dit aussi «lounge» ou encore, des postes de travail semi-cloisonnées pour un travail concentré.

Les murs des pièces et les plafonds ont disparu et permettent un travail d'équipe favorisant la cohésion et ainsi l’esprit d’entreprise. Les départements qui travaillent en étroite collaboration sont fusionnés, ce qui rend les processus de travail plus efficaces comme par exemple aussi la gestion des interfaces. L'échange de connaissances a lieu dans le cadre de discussions informelles et contribue à créer une atmosphère de travail agréable et conviviale. Des structures flexibles permettent également de réagir rapidement aux changements de personnel tels que l'intégration réussie de nouveaux postes de travail. Comme les pièces n'ont généralement besoin que de quelques supports, les postes de travail peuvent être aménagés presque sans tenir compte des contraintes structurelles et individuelles. La zone est structurée avec des systèmes de cloisons, d’armoires ou de meubles qui peuvent être facilement regroupés et déplacés si nécessaire. Dans les systèmes de cloisonnements, les câbles gênants peuvent être installés et cachés.

Cette configuration paysagère est sans doute plus bruyante que dans les bureaux individuels, ce qui peut provoquer des problèmes de concentration. Les conversations téléphoniques de la table voisine et les allées et venues des collègues sont connus. En outre, dans les grandes pièces, tout le monde ne dispose pas d’une fenêtre directe à côté de soi, ce qui nécessite un éclairage artificiel, comme une climatisation complexe. Ces installation peuvent devenir un facteur coûteux. Les bureaux paysager présentent des inconvénients architecturaux liés au fait que l’espace est plus grand donc l’acoustique et le chauffage restent un défi. En plus d'un plafond suspendu, un faux plancher pour l'alimentation électrique des postes de travail est généralement inévitable. Les besoins individuels des employés en matière d'éclairage ou de conditions climatiques ne peuvent pas être pris en compte dans ce type de bureau.

Si vous avez opté pour un bureau open space, vous devez impliquer vos employés dans le processus d'aménagement du bureau. Tout le monde n'est pas facilement satisfait de renoncer à son poste de travail individuel et de travailler dans un bureau ouvert. La cohésion, l’aménagement de l’équipement technique, la convivialité et le nouveau mobilier peuvent contribuer à convaincre le personnel et assurer une plus grande satisfaction des conditions de travail.

Les bureaux partagés veulent combiner les avantages des bureaux cellulaires et ceux ouverts en évitant autant que possible leurs inconvénients. Les structures de communication doivent être encouragées, mais un travail concentré reste naturellement possible. Un bureau de groupe est une salle dans laquelle environ 3 à 25 personnes exercent des activités similaires ou interconnectés. Des cloisons de séparation flexibles peuvent aussi séparer différents espaces.

Comme dans le cas du bureau paysager, la mise en réseau et la communication sont favorisées, mais grâce à des îlots aménagés, le travail reste concentré puisqu’il y a moins de distractions acoustiques et visuelles.

La nuisance sonore peut comme dans le bureau open space se produire puisque des conversations informels ou téléphoniques peuvent advenir. Il est recommandé que les postes de travail disposent d'un espace suffisant. Dans de nombreux bureaux en co-working, un système de ventilation est nécessaire, car l'ouverture des fenêtres ne permet pas d'obtenir le climat ambiant nécessaire. Un système réglable individuellement assure une ventilation suffisante et est également nettement moins cher que le système de climatisation global relativement coûteux des bureaux paysager.

Afin de s'assurer que le bureau reste attractif, de la même manière que les bureaux paysager, des mesures acoustiques spéciales sont nécessaires. Les options possibles comprennent un plafond insonorisant, des tapis absorbants et des écrans acoustiques. Ce type de bureau ne s’improvise pas et demande généralement l’expertise d’un architecte, architecte/designer d’intérieur.

Chez smow, vous trouverez un grand nombre de fabricants spécialisés pour l’agencement et l’ameublement de bureau moderne. Ainsi, dans le domaine de l'acoustique par exemple, nous nous ferons un plaisir de vous conseiller et de déterminer avec vous la configuration la mieux adaptée à votre bureau avec notamment de panneaux acoustiques Acousticpearls ou USM Haller qui participeront à une atmosphère de travail plus calme dans le bureau partagé.

Comme son nom l'indique, le combi-bureau réunit différents types de bureau. En réaction aux problèmes des concepts déjà présentés, ce modèle tente de combiner tous les avantages répondant ainsi aux besoins individuels et collectifs et est déjà très populaire en Scandinavie. Le combi-office dispose de petits bureaux cellule le long de la façade du bâtiment pour bénéficier d’une lumière naturelle. Les bureaux sont pour 1 à 2 personnes ou pour des groupes de discutions (thinking box), ce qui permet de créer différentes tailles de cellules. Les parois vitrées permettent d’isoler, mais la transparence diffuse la lumière naturelle et garantit un certain contact avec l’ensemble des autres espaces. Au lieu d'un couloir étroit conventionnel, on accède aux bureaux individuels par une zone multifonctionnelle, qui peut être utilisée de différentes manières. Selon les besoins, une table de réunion, de rencontre-client, un «lounge», des postes de travail ouverts par exemple sont envisageables. La séparation des différents espaces à partir d’une zone multifonctionnelle est la caractéristique du bureau combiné.

Le combi-office convient tout d'abord aux activités impliquant un travail individuel et en projet temporaire. Une caractéristique importante distinguant le concept du bureau partagé au combi-office est que le bureau partagé est généralement conçu pour des personnes qui ne font pas nécessairement partis de la même entreprise et si oui, qui ont des heures et des tâches sensiblement différentes. Le combi-office, lui, est conçu pour un travail individuel et d'équipe sporadique. Un avantage fondamental est l'atmosphère de travail individuel en liaison avec la zone multifonctionnelle communicative. Les espaces et la circulation entre les différentes zones favorisent les conversations informelles augmentant ainsi les interactions sociales et l’échange d’idées. Le travail silencieux dans les bureaux individuels est particulièrement apprécié des personnes qui exercent une activité nécessitant une concentration particulière pour quelques heures. Le changement d’espaces au court de la journée rompt avec la monotonie et rythme la journée. Aussi, du fait que l’on se déplace régulièrement, le corps est davantage sollicité ce qui réduit les douleurs corporelles et augmente l’efficacité du travail car le déplacement oxygène le cerveau.

Étant donné que les employés ne peuvent pas se trouver simultanément dans les bureaux individuels et dans la zone multifonctionnelle, il peut avoir des espaces vides, ce qui entraîne des coûts supplémentaires car il faut quand même les chauffer. De plus, tout le monde ne profite d’une fenêtre. En Allemagne, les zones multifonctionnelles ne sont pas encore utilisées de manière aussi intensive qu'on le penserait. Cela peut être dû à un ameublement de bureau défavorable ou à de mauvaises conditions d'éclairage - deux facteurs qui doivent être planifiés de manière consciente afin de tirer le meilleur parti de l'espace disponible. De plus, les employés doivent s’habituer aux nouvelles façons de travailler et aux possibilités qu'elles comportent, c’est-à-dire la mobilité et la flexibilité dans l’organisation du travail. Effectivement, selon les tâches, on peut changer d’espaces plusieurs fois dans la journée.

Un combi-bureau ne fonctionne qu'avec une grande surface, sinon les bureaux individuels risqueraient d’être sous-dimensionnés. Les cloisons vitrés peuvent donner le sentiment d’être observés ou même contrôlés ce qui pourrait provoquer chez l’employé ou le client stress voir agressivité. Les rencontres informelles en zone multifonctionnelle lors de réunion-clients, peuvent également détourner l'attention des participants et interférer dans la concentration du travail.

Avec ce modèle, il est important de discuter d'abord avec les employés de l’utilisation que pourrait avoir d’une zone multifonctionnelle et des avantages et inconvénients qu’elle pourrait engendrer. Il est possible que certains besoins ou envies des employés pourraient être dans ce cadre satisfaits. Une bonne machine à café dans un coin salon accueillant peut rendre les pauses plus agréables et augmenter l'efficacité du travail. De plus, ceux qui ont travaillé toute leur vie seul dans un bureau préfèreront cette structure dans la plupart des cas à celle de l’open space car ils voient dans la zone multifonctionnelle un couloir surdimensionné.

Le bureau réversible se caractérise par un espace de bureau flexible et adapté aux différents utilisateurs et situations. En pratique, le bâtiment peut être utilisé pour des bureaux collectifs, combinés ou individuels. Effectivement, peu de murs massifs permettent une plus grande flexibilité des divers environnements de travail. Les systèmes de cloisons de séparation prennent en charge les fonctions acoustiques et créent une diversité d'espaces, du poste de travail à l’espace de réunions et conférences en passant par celui de pause/détente qui sont à tout moment interchangeables.

Ce concept exige de la flexibilité, par exemple, pour faire face aux changements de personnel, à la création de nouveaux groupes de travail et donc d’espaces ou encore à l’organisation d’évènements. Un bureau réversible convient parfaitement dans ce cas. Les équipements de bureau doivent être légers et mobiles, ainsi que l'électrification et l'éclairage artificiel. Les caractéristiques structurales telles que les fenêtres ou éventuellement un système de ventilation doivent également pouvoir s’adapter à ces changements de configuration spatiale.

Le bureau réversible est le concept le plus avant-gardiste en matière de design de bureau. Si un immeuble de bureaux est planifié dès le départ de manière à ce que différentes utilisations, c'est-à-dire différents concepts de bureaux, puissent être installés, les connaissances les plus récentes en matière de santé et de sécurité au travail peuvent être intégrées dans une nouvelle planification et garantir ainsi bien-être et efficacité des employés.

Si les activités de l’entreprises ou de l’administration ne sont pas flexibles, il vaut mieux opter pour un concept différent, car les coûts de l'ameublement intérieur réversible, comme les murs légers et mobiles, entraînent des coûts plus élevés. L'investissement n'est rentable que lorsque que l’environnement professionnel doit pouvoir s’adapter rapidement à de nouveaux usages ou besoins.

Si vous avez la possibilité de tester le bureau réversible sur l’un de vos départements qui est en constante évolution, c'est certainement un moyen rentable d’expérimenter de nouveaux modèles d’organisation du travail.

Avec ce type d’aménagement un poste de travail n’est pas attribué à une personne et chaque employé ou travailleur indépendant peut choisir en fonction de ses besoins et humeurs un poste vacant. La distribution des postes est donc arbitraire et se répartit en fonction du temps que chaque employé travaille. On peut dire que le premier arrivé est le premier servit. Partager un bureau, c'est partager parfois une même table, mais surtout un lieu de travail. L'expérience pratique montre qu’aucun poste de travail n'est utilisé en permanence. Effectivement, certains personnes viennent travailler dans un bureau que de façon irrégulière, à temps partiel, d’autres préfèrent travailler de nuit. Ce type de concept permet ainsi de rentabiliser un poste de travail puisqu’il ne sera pas vacant très longtemps. Par exemple, en Allemagne, le temps de présence moyen est d'environ 70 %. Le desksharing permet de réduire les coûts à long terme (par exemple, les coûts d’électricité, les frais de chauffage, le loyer et le mobilier). Lorsque l'attribution des postes n’est pas personnelle, on parle dans ce contexte de lieux de travail non territoriaux.

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